2016 상반기가 종료됐다. 올 상반기에는 여행업계 행사들이 특히 많았다. 같은 지역 담당자들과 밥 한 끼 먹기가 어려웠는데 일주일에 많게는 3,4일, 평균 2회 이상의 행사가 진행돼 우스갯소리로 집식구들보다 얼굴 맞대는 시간이 더 많았다.

관광청은 목적지 홍보, 항공사는 신규 요금 및 노선 설명, 여행사는 신규상품을 설명하기에 분주했다. 과연 주최 측이 행사를 진행한 만큼 참가자들에게는 실질적인 도움이 됐을까?

상반기가 끝난 현 시점에서 올 1월부터 6월까지 개최했던 행사들을 떠올리며 되짚어보고자 한다.

정리=이예슬 기자·취재부 titnews@chol.com
 
 

---

 
 
“많고 많았던 여행업계 행사, 실제 효과는?”

▲이예슬 기자(이하 슬) : 2016년 상반기가 끝이 났다. 되돌아보면 올 상반기 여행업계에 이슈들도 많았지만 관광청, 항공사, 박람회, 상품설명회 등 행사가 줄줄이 이어졌던 것 같다. 특히 5,6월에는 행사가 홍수였다. 일주일에 행사가 없었던 날이 없던 적도 있고 하루에 2회 이상의 행사가 진행되던 때도 있었다.

올 상반기 참석한 행사는 어느 정도였는지 궁금하다. 기자의 경우 기본적으로 계획됐던 행사 이외에도 현지 관계자들이 방문해 자리를 마련하거나 신상품 홍보를 위한 소규모 간담회 참석도 전년보다 많았던 것 같다.
 

▲김문주 차장(이하 문) : 올해 행사 개최 양은 예년과 비슷할 것이다. 다만 행사가 특정시기에 몰렸었기 때문에 유독 많게 느껴지고 피로감도 높았다. 일반적인 기자간담회, 관광단체의 정책발표, 항공사, 관광청, 호텔·리조트, 소규모 인터뷰까지 일주일에 5~6개씩 적게는 3개 수준으로 초청장이 왔던 것 같다.
 

▲권초롱 기자(이하 권) : 상반기 다녀온 행사는 대략 30개 안팎이다. 여기에 출장이나 기타 여러 상황들로 참석하지 못한 행사까지 합치면 40개가 넘지 않을까 싶다. 동남아와 온라인 여행사를 담당하고 있는데 행사가 많은 출입처가 아님에도 불구하고 올해는 전년보다 상반기에 행사가 많이 쏠렸다는 느낌이다. 전년보다 개최수가 많아졌다고는 확신할 수 없지만 특정기간으로 쏠림현상이 심해지고 있다고 확신한다.
 

▲슬 : 여행사 관계자들이 바쁜 업무시간을 쪼개 참석하는 행사인데 별다른 수확이 없다는 평이 많다. 일부 관계자는 행사의 진행 방식이나 제공하는 정보가 전년과 다를 바 없다고 말하기도 한다. 행사 개최지나 일정 등에도 불만을 갖는 참가자들도 종종 본다. 행사 참석자들이 여행업계 행사에 대해 어떻게 생각하는지 궁금하다.
 
▲강다영 기자(이하 강) : 일각에서는 늘 비슷한 형식에 정형화 된 행사를 지적한다. 그러나 주최 측이 새로운 호텔이나 이전과는 다르게 행사를 진행하면 또 어색하다는 이유로 불편함을 호소하는 참가자들도 있다.

예를 들어 자유롭게 사교하는 스탠딩 행사를 진행하면 다수의 참가자들이 어색해하거나 아예 리셉션 시간이 끝나갈 때 쯤 행사장을 찾는다. 보통의 업계 관계자들은 행사를 업무의 연장이라고 생각하고 직접 나와서 춤을 추거나 퀴즈를 풀어야 하는 행위에 재미보다 피로감을 더 느낀다.

결국 설명 듣다 밥 먹고 끝나는 형식적인 행사가 참가자들 사이에선 가장 기본적이고 안정감을 느끼는 방법인 것이다.
 

▲권 : 업계 행사 초청에 불만을 갖는 전문사, 소형여행사가 더러 있다. 주최 측에서는 규모가 있거나 오랜 기간 상품을 판매한 여행사들이 초청 대상이다. 즉 업계에 입문한지 얼마 되지 않았거나 1인 기업 등 소형업체는 초청받기가 어렵다고 토로한다.

기자들만큼이나 행사 참석이 많은 업계종사자들의 경우 정말 중요하거나 질 높은 필요성 있는 행사에만 초청했으면 좋겠다고 하는 이도 있다. 2,3달에 한 번꼴로 진행되는 행사의 경우 내용 업데이트가 안돼 있을 뿐 아니라 타 행사와 목적이 동일한 곳도 많다고 한다.
 
 

▲슬 : 많은 행사를 다니다보니 참가자들이 행사에 참석하는 태도도 눈에 들어온다. 신입사원들을 대상으로 하는 교육행사의 경우 참가자들이 굉장히 열정적인 태도로 필기도 하고 강의에 집중하는 모습이다. 반면 관광청 지역 설명회나 호텔·리조트 설명회에는 지각을 하거나 행사에 집중하지 못하는 모습도 종종 본다. 기자의 시선으로 봤을 때 행사에 참석한 관계자들의 태도는 어떤가?
 

▲문 : 정말 열심히 참여하거나 별 다른 의사표현 없이 조용히 앉아 있다가 밥만 먹고 돌아가는 경우, 딱 반반인 것 같다.

열심히 하는 쪽은 대형사보다는 오히려 전문사나 온라인기업, 랜드사다. 사장이나 이사급 임원이 참가해 직접 미팅하는 경우도 있으며 주최 측에 적극적으로 인사를 나누기도 한다. 아무래도 거래처가 없다보니 직접 연결고리를 만들어나가려고 애쓰는 것 같다. 적극적인 모습을 보면 같은 업계 종사자로서 뿌듯하다.

반면 대형사의 경우 부서장급은 얼굴보기가 힘들다. 실무진들이 오기도 하지만 대리급이나 아직 업계 생리를 모르는 직원들이 오는 경우도 있다. 이미 거래를 하고 있고 현지 랜드가 알아서 해주니 굳이 만날 필요가 없는 것이다.

또 해외 관계자들과 미팅을 진행해야 할 경우 회사 내 영어를 구사할 수 있는 사람을 우선적으로 보낸다. 그렇다보니 동남아 행사에도 미주 행사에도 똑같은 사람을 만난다. 조용히 앉아만 있는 사람, 행사 참여 목적은 온데간데없고 친한 사람들끼리 우르르 몰려 앉아 수다만 떠는 경우도 있다.
 

▲슬 : 맞는 말이다. 지역, 항공사, 호텔·리조트 개최되는 행사에 다 참여해봤는데 일부를 제외하고는 참가자들의 태도가 똑같다. 이는 여행사 직원뿐 아니라 기자들도 마찬가지다. 인상을 찌푸릴 수밖에 없었던 기억을 꼽자면 한 관광청 기자간담회 때의 일이다.

기자간담회의 경우 많은 사람들이 모이는 것이 아니기 때문에 빈자리가 눈에 띤다. 약속시간은 한 참 지났는데 참가를 신청해놓고 연락두절. 모두 기다리다 결국 진행을 했다. 1시간가량 모든 설명을 마치고 식사를 하려는데 그제서야 ‘핸드폰이 연결이 안됐었다’ ‘소식을 늦게 들었다’ 변명이란 변명은 다 늘어놓으며 자리에 앉더라.

결국 밥만 먹고 떠났다. ‘이건 너무한 거 아닌가’라는 생각 뿐이였다.

 
▲강/권 : 행사 참가자들의 태도는 주최 측의 태도와 동일선상을 걷는다고 본다. 주최측에서 공을 들여 개최한 행사는 참가자들의 반응 역시 좋다. 지역별 관계자들을 만날 수 있는 트래블마트의 경우 궂은 날씨에도 불구하고 현장은 인산인해를 이룬다. 행사장의 조건 또한 한 몫 하는 것 같다. 미팅하기 적절한 넓고 쾌적한 세미나실, 실용적인 프로그램이 더해진 행사는 참가자들도 물론 적극적이다.

반면 앉을 자리조차 없는 협소한 공간에서 참가자들의 반응은 살피지 않고 주 목적인 발표만 융통성 없이 하는 행사는 비난을 산다. 대부분 단순한 지역설명이나 요금설명, 본사에 보여주기 식 행사들이 그렇다. 트래블마트와 같은 쌍방향이 아닌 일방향 행사의 경우 집중력이 흐려지기 마련이다. 뿐만 아니라 참가자들이 필요성을 느끼지 못하고 일찌감치 자리를 뜨는 원인이다.

 
▲슬 : 반대로 주최 측의 입장도 궁금하다. 주최 측의 입장에서는 현지 관계자가 방한을 하거나 연례행사의 경우 진행을 하지 않을 수 없다. 매년 행사는 개최하고 있지만 주최 측이 겪는 어려움도 많을 것 같다.
 

▲권 : ‘코리안 타임’을 말하는 건 입 아플 지경이다. 한 주최측 관계자는 참가신청을 했는데 노쇼를 내는 일, 팀원이나 친구를 동행해 홀랑 밥만 먹고 가버리는 일등에 속상함을 토로했다. 특히 규모가 큰 행사들은 호텔에서 많이 이뤄진다. 이 때 업계종사자도 아니고 초청자도 아닌데 밥을 먹고 가는 사람도 더러 있다고 한다. 조용히 대응하려 하지만 본사 관계자 앞에서 볼썽사나운 꼴을 보이게 될까 쉬쉬하는 경우도 비일비재 하다.

실제 행사진행보다 세일즈 콜에 대한 부담감이 더 높다는 관계자도 있다. 통역은 문제 없는데 바쁜데 굳이 왜 해야 하냐는 식의 피드백을 받는 경우가 허다해 일정잡기가 어렵다고 한다. 무성의한 태도나 정말 딱 인사만 하고 끝내려는 이들도 많아 현지 관계자와 동행한 입장에서는 난감하고 미안하기도 하단다.
 

▲문 : 주최 측 입장에서는 장소 섭외부터 식사비, 자료제작, 경품유치까지 결국 모든 것이 돈과 관련된다. 한국시장의 영향력이 넓고 예산걱정이 없는 기업이라면 모를까 반대의 경우라면 행사를 여는 것 자체가 부담일 수 있다.

알고 있겠지만 관광청의 경우 같은 지역이라도 예산차이는 크게 날 수 있다. 비슷한 시기에 행사를 개최했는데 어느 관광청은 호평이고 어느 관광청은 비난을 받는다. 주최 측은 어떤 생각이 들까? 행사 진행에서 오는 어려움보다 오히려 초기 구성이나 이런 크고 작은 문제들에 더 신경이 쓰일 것이다.

또 하나, 행사를 개최할 때 왜 호텔을 고집하는 줄 아나? 호텔에서는 기기 오작동이나 손님 초과, 행사지연 등 비상상황에 대한 매뉴얼이 있다. 가격도 관계를 지속하다보면 조절이 가능하다. 그러나 이색적인 장소를 찾는다고 야외 공원이나 테라스 등을 찾는다면 비용이 추가적으로 더 들 뿐 아니라 비상상황 발생 시 발 빠른 대처가 이뤄지지 않는다.

비용을 투입하는 입장에서는 위험부담을 최소한으로 해야 한다. 하지만 RSVP도 하지 않고 참석하거나 전혀 무관한 업체들이 들이닥치면 주최 측 입장에서는 예상치 못한 상황에 난감하고 힘이 든다.
 

 


“행사는 필요하지만 참가·주최자들의 자세는 개선돼야”

▲슬 : 개최됐던 많은 행사들 중 특히 기억에 남는 행사가 있었다면 말해 달라. 좋은 기억이었던 나쁜 기억이었던 말이다. 주최 측에서나 참가자 측에서 시간약속을 지키지 않는 경우, 행사장에 와서 호텔 음식만 카메라에 담기 여념이 없는 경우 등 인상을 찌푸리는 사례는 많았다. 이런 점은 비일비재하다.

반대로 좋았던 행사를 꼽자면 지난해 연말 개최된 에어캐나다 송년회다. 자주 갔던 행사들은 모두 진행자가 분위기를 이끌고 참가자는 거의 관람만 하는 형태로 눈만 뜨고 귀만 열면 끝나는 행사였다. 그러나 에어캐나다 행사는 거래 여행사 관계자들이 직접 무대를 선도했다.

기존 설명회나 트래블마트와는 행사 형식이 전혀 다르다. 타 업체들의 송년회를 봐도 참가자들이 나서서 분위기를 이끌어나가는 경우는 드물다. 거의 시상을 하거나 한 해동안 감사했다며 인사말을 전하는 정도가 대부분이다. 에어캐나다의 행사는 각 여행사 관계자들이 직접 공연을 준비해 선보였다. 그야말로 참가자도 주최 측도, 공연을 선보이는 자도 관람하는 자도 모두가 즐거웠던 행사였다.

‘바빠 죽겠는데 이것까지 준비해야 해?’라고 생각하는 이들도 분명 있었을 것이다. 그러나 기자가 봤던 에어캐나다의 연말 송년회 참가자들의 얼굴은 모두 스트레스는 날려버리고 제대로 된 파티를 즐기기 위해 모인 사람들이었다.

 
▲강 : 연말행사가 기억에 남는다. 레일유럽이 지난해 이태원 한 클럽에서 진행한 행사인데 굉장히 이색적이었다. 파트너 관계자들은 정말 마음껏 즐기는 모습이었다. 비슷한 지역과 상품을 담당하는 관계자들끼리 자유롭게, 부담 없이 친목을 다졌다. 분위기가 한 층 ‘업’ 됐기 때문인지 레일유럽이 한 해 발표를 할 때에는 모든 참가자들이 경청하고 리액션도 크게하며 그야말로 함께 축하하고 함께 즐기는 행사였다.
 

▲문 : 부정적인 기억이 더 많다. 주최 측이 시간조절을 잘 하지 못해 2시간을 버린 경우, 초대 메일을 받아 RSVP를 보냈는데도 불구하고 행사 며칠 전부터 계속해서 참석여부를 재확인 하는 경우 등이다.

참가자들보다 해외에서 온 관계자들을 더 신경쓰는 경우도 있다. 예를 들면 중국 설명회의 경우 중국말로 진행해버리고 해외관계자들은 따로 자리를 마련해 참가자들과는 접촉도 못하게 하는 경우도 있다. 또 같은 지역이 파트너를 달리 해서 여러 차례 행사를 치르기도 한다.

한 예로 한 지역 행사인데 그곳에 취항하는 항공사별로 행사를 다르게 진행하는 경우다. 이건 뭐 대놓고 경쟁시키는 꼴이다. 지역 활성화를 위해서는 각 항공사들 간의 교류도 중요한데 오히려 사이를 더 나쁘게 갈라놓는다.
 

▲권 : 행사 진행에 있어서 주최 측이나 참가자가 꼭 지켜야 할 매너가 있다. 아주 기본적인 사항 중 하나가 ‘시간 약속’이다. 정말 10이면 10 제시간에 시작한 행사를 본 적이 없는 것 같다.

‘참가자들이 다 오지 못해서 10분 후에 시작하도록 하겠습니다. 이해 부탁드립니다’ 10분 후에는 ‘다들 오시는 중인데 길이 막힌다고 하네요. 곧 시작하겠습니다. 죄송합니다’ 결국 30분이 지나서야 시작할 때도 많다. 그럼 제시간에 온 사람들은 뭐가 되는 것인가? 그 사람들은 시간이 많아서 미리 오는 것인가?

물론 초청한 관계자들이 50% 이상 오지 않았을 때 행사를 진행하기에는 무리가 있다. 그러나 마냥 늦어지는 참가자들을 한 없이 배려하기보다 시간약속을 잘 지킨 관계자들을 더 신경써줘야 하지 않을까 싶다. 시간약속을 어기는 참가자에게는 이에 맞는 조치도 필요하다고 본다.

예를 들어 중요한 현지 워크숍 참가 순서가 미뤄진다던지, 다음번 팸투어 참가가 어렵다 던지 말이다. 불이익이 필요하다.

 
▲문 : 참가자들은 RSVP를 정확하게 보낼 필요가 있다. 정확한 기간까지 답변하고 참여여부를 명확하게 전달하는 것은 어려운 일이 아니다. 참석을 한다고 답변을 했다면 책임감도 따라야 하고. 주최 측에서는 자리를 마련해 준비해뒀는데 노쇼를 내면 얼마나 황당할까. 정말 바쁜 상황이어서 중간에 빠져나와야하는 경우는 행사의 흐름을 끊지 않는 적절한 선을 보고 판단해야 한다.

가령 관계자가 발표를 한다면 시선을 분산시키지 않도록 주의해야 할 필요가 있다. 이밖에도 현지 관계자들과의 만남이 잦다보니 영어로 대화를 해야 하는 경우가 있다. 이 때 자신이 없는 사람들은 얼굴로 불편한 티를 낸다. 각 업계에서 행사 참여 시 올바른 매너에 대한 교육도 필요하다고 생각한다.
 

 

▲슬 : 주최 측과 참가자 사이 입장 차이가 큼에도 불구하고 여행업계 행사는 없어서는 안 될 존재인 것 같다. 어느 행사의 경우 이미 참가하는 관계자들 사이에서는 업데이트 된 정보 즉, 본 행사에서 소개하게 될 소식을 이미 다 파악하는 경우도 있다. 결국 행사를 진행하는 이유는 많은 노출을 통한 홍보효과와 일방적 정보 통보가 아닌 관계자들과 소통의 자리를 마련하기 위해서인 것 같다. 기자들은 여행업계의 ‘행사’에 대해 어떻게 생각하나?
 

▲문/강/권 : 행사는 필요하다고 생각한다. 행사는 일종의 비즈니스다. 형태가 어떻든 현장에는 관련 여행업계 관계자들이 몰린다. 행사의 내용이 부실한 것은 주최 측의 명백한 잘못이지만 어찌됐건 ‘행사장’은 무엇이든 얻어갈 수 있는 기회의 장인 셈이다. 현지 관계자와의 만남을 통해 신규 여행상품을 구상할 수도 있고 참가자가 회사를 대표하는 만큼 네트워킹으로 자사를 알릴 수도 있다.

물론 정말 형식적인 자리도 있지만 행사를 ‘쓸모없다’ ‘도움이 안 된다’ ‘형식적이다’고 하는 것은 다분히 참가자 입장에서 오만한 생각이라고 본다.

그러나 전체적인 개선이 필요한 것은 맞다. 수를 줄여 꼭 필요한 행사에 더 집중하고 굳이 큰 장소나 대규모 인원을 고집할 필요는 없다고 생각한다. 팸투어를 비유해 말하자면 과거 팸투어는 정말 문제가 많았다. 참석한 사람들이 대부분 간부급으로 본 목적에는 전혀 관심이 없었다.

그러나 시장이 변화하면서 실적 위주로 몇몇 실무진만 초청하고 일정 또한 다소 소화하기 부담스럽지만 본 목적인 탐방, 스터디를 중심으로 진행한다.

업계 행사도 마찬가지로 실속 위주로 바뀌는 팸투어의 모습과 닮아갈 수도 있다고 생각한다.